訂單 CSV 匯入 Excel 收款追蹤表前，先做這 7 項資料檢查。

為什麼「下載一份應收帳款範本」還不夠？

範本只能規定目的地的欄位，不能自動知道來源平台的一列代表訂單、品項或付款交易。它也不知道「已授權」是否能算已收款、退款應扣哪個口徑，或兩個金額是否使用同一幣別。

以 Shopify 的官方訂單匯出說明為例，多品項訂單會讓額外品項出現在不同列，許多訂單層級欄位則留白；訂單 CSV 與交易 CSV 也有不同欄位與語意。這不是 Shopify 的錯誤，而是匯入者必須先理解的資料粒度。

匯入收款追蹤表前的 7 項檢查

1. 不要先雙擊 CSV保留原始匯出檔，改用 Excel 的「資料 → 從文字/CSV」預覽編碼、分隔符號與欄位型態，再載入工作副本。訂單編號若含前置零或超過 15 位數，先指定為文字，避免自動轉換後無法還原。
2. 先建立欄位對照表至少找出訂單編號、付款狀態、付款日期、訂單金額、已收金額與幣別。平台欄名不同時，記錄原始欄位與追蹤表欄位的對應；缺少資料就標記待確認，不用 0、今天日期或「已付款」補空白。
3. 先定義一列代表什麼同一份 CSV 的一列可能代表整張訂單、單一品項或一筆付款交易。多品項訂單可能分成多列，後續列的訂單層級欄位也可能留白。先定義資料粒度，才知道哪些金額可以加總。
4. 付款、訂單與出貨狀態分開已成立訂單不等於已收款，已出貨也不代表款項已結算。把已付款、授權、待處理、失敗、取消與退款做成明確映射；未知狀態進待確認清單，不自動算進收入。
5. 選對日期並保留時區下單時間、建立時間、完成請款時間、退款時間與到期日用途不同。收款追蹤應使用能回答問題的日期欄位，並保留來源時區；像 03/07 這類值先依指定地區解讀，避免不同電腦得出不同日期。
6. 金額要和幣別、退款一起看訂單總額、小計、運費、稅額、請款金額與實際入帳不是同一口徑。先決定追蹤表要呈現哪一種金額，把退款或撤銷保留為獨立事件，並把平台費、保留款與銀行入帳分開核對。
7. 先標示異常，再決定是否刪除列出完全重複列、疑似重複鍵、必要欄位空白、無法解析的日期與非數字金額。回到來源系統確認後再修正工作副本，保留原始匯出與變更紀錄；不要讓自動清理直接覆寫證據。

最小欄位對照：先回答用途，再對應欄名

不同平台不必使用相同欄名，但每個欄位都要有明確用途與缺值處理。若來源沒有資料，就保留「未知」並列入核對，不要自行製造看似完整的值。

Excel 匯入時最容易悄悄改掉的三件事

訂單編號：前置零可能被移除，16 位以上的數字代碼也可能失去精度。Microsoft 建議在 Power Query 匯入時把識別欄設為文字；事後套格式無法恢復已經遺失的值。

日期：純文字日期會依地區設定解讀。對跨國平台資料，先保留原值與時區，再指定地區或轉成不含歧義的年－月－日格式。

重複列：Excel 的「移除重複」會永久刪除選取範圍中的資料。Microsoft 也建議先篩選或複製原始範圍確認結果；對訂單資料還要先判斷重複的商業語意。

免費檢查器能做什麼，不能做什麼？

你可以在瀏覽器內對應六個必要欄位，找出重複訂單編號、必要欄位空白、無效金額、付款高於訂單金額、無法解析的到期日與符合固定規則的逾期訊號。檔案與掃描內容不會送到本站伺服器。

它不能核對來源平台是否漏匯出、銀行是否實際入帳、平台費與保留款、匯率、發票、稅務、詐騙、爭議款或催收權利。結果是待確認清單，不是會計或法律結論。

什麼時候不該再用單一 Excel 檔？

如果多人同時修改、需要細緻權限、完整稽核軌跡、跨平台自動對帳、發票與銀行整合，或資料量已讓核對無法穩定重做，就應評估 ERP、會計、訂單管理或資料庫系統。Excel 模板適合輕量流程，不是假裝取代正式系統。